Reinigungsleistungen ausschreiben: Leistungsverzeichnis und Angebotsvergleich

Drei Angebote für dasselbe Objekt, drei völlig verschiedene Preise und keine Möglichkeit, sie sauber gegenüberzustellen. Wer schon einmal Reinigungsleistungen ausgeschrieben hat, kennt diese Situation. Die Ursache liegt fast nie bei den Anbietern, sondern in der Ausschreibung selbst.

Kurz beantwortet: Ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung legt fest, welche Fläche in welchem Zustand zu übergeben ist, wie oft welche Tätigkeit erfolgt und wie die Qualität gemessen wird. Es besteht aus Objektdaten, einem Raumbuch mit Flächen und Bodenbelägen, den Tätigkeiten je Raumgruppe, den Frequenzen sowie Regelungen zu Material, Qualitätssicherung und Vertrag. Ohne Raumbuch und Frequenzen sind Angebote grundsätzlich nicht vergleichbar.

Wir zeigen Ihnen, wie ein belastbares Leistungsverzeichnis aufgebaut ist, welche Angaben Anbieter tatsächlich brauchen und woran Sie in Angeboten erkennen, ob die Kalkulation trägt.

Warum Angebote so oft nicht vergleichbar sind

Wenn eine Ausschreibung nur „Unterhaltsreinigung Bürogebäude, ca. 1.200 Quadratmeter” nennt, muss jeder Anbieter die fehlenden Angaben selbst annehmen. Der eine kalkuliert eine tägliche Reinigung aller Flächen, der andere eine dreimal wöchentliche Reinigung der Büros bei täglicher Sanitärreinigung. Beide rechnen korrekt, nur eben für zwei verschiedene Leistungen.

Hinzu kommt die Bezugsgröße. Ein Angebot nennt einen Stundenverrechnungssatz, das nächste einen Monatspauschalpreis, das dritte einen Quadratmeterpreis. Solange die Leistung nicht definiert ist, lässt sich daraus kein Vergleich bilden. Der Stundensatz allein sagt ohnehin wenig aus: Entscheidend ist, wie viele Stunden für das Objekt angesetzt werden.

Das Raumbuch: Die Grundlage jeder Kalkulation

Das Raumbuch ist der Teil, der am häufigsten fehlt, und zugleich der wichtigste. Es listet jeden Raum mit den Angaben auf, die für die Kalkulation nötig sind:

• Raumnummer und Bezeichnung sowie die Etage.
• Nutzungsart: Büro, Besprechungsraum, Sanitärbereich, Teeküche, Verkehrsfläche, Treppenhaus, Lager, Technikraum.
• Fläche in Quadratmetern, getrennt nach Bodenbelag.
• Bodenbelag: Teppich, Linoleum, PVC, Fliesen, Parkett, Beton. Der Belag beeinflusst Aufwand und Verfahren erheblich.
• Ausstattungsmerkmale: Anzahl der Sanitärobjekte, Waschbecken, Spiegel, Mülleimer, Sitzplätze in Besprechungsräumen.
• Besonderheiten: Zugangsbeschränkungen, Sicherheitsbereiche, Räume mit besonderen Anforderungen, Zeitfenster für die Reinigung.

Fassen Sie Räume mit gleicher Nutzung anschließend zu Raumgruppen zusammen. Sie schreiben die Tätigkeiten dann einmal je Gruppe aus statt für jeden Raum einzeln.

Tätigkeiten und Frequenzen festlegen

Für jede Raumgruppe wird beschrieben, welche Tätigkeit in welchem Rhythmus erfolgt. Üblich ist die Angabe als Anzahl pro Woche, Monat oder Jahr – etwa fünfmal wöchentlich, einmal wöchentlich oder zweimal jährlich.

Ein typischer Aufbau für einen Bürobereich:

• Täglich oder mehrmals wöchentlich: Abfallbehälter leeren, Böden reinigen, freie Arbeitsflächen und Kontaktflächen wie Türgriffe und Lichtschalter abwischen.
• Wöchentlich: Sockelleisten, Fensterbänke, Heizkörper von außen, Türblätter.
• Monatlich bis quartalsweise: Oberflächen über Kopfhöhe, Lampen, Lüftungsgitter, Bilderrahmen.
• Jährlich bis zweimal jährlich: Grundreinigung mit Beschichtung, Teppichtiefenreinigung, Glasreinigung innen und außen.

Trennen Sie Sanitärbereiche davon ab. Dort geht es weniger um Fläche als um die Anzahl der Objekte und die Frequenz, und hier entscheidet sich in der Praxis, ob Nutzer die Reinigungsqualität als gut empfinden.

Glasreinigung, Grundreinigung und Sonderleistungen gehören in eigene Positionen. Wer sie in die Unterhaltsreinigung mischt, macht die Monatspauschale unvergleichbar und erschwert später die Abrechnung.

Ergebnis beschreiben statt Verfahren vorschreiben

Eine Empfehlung aus der Praxis: Beschreiben Sie, in welchem Zustand die Fläche zu übergeben ist, statt jeden Handgriff vorzugeben. „Boden frei von losem Schmutz, Flecken und Streifen” ist präziser und besser prüfbar als „Boden nebelfeucht wischen”.

Das hat zwei Vorteile: Der Anbieter kann das für Belag und Verschmutzung passende Verfahren wählen, und Sie haben bei der Qualitätskontrolle ein überprüfbares Kriterium statt einer Verfahrensfrage.

Was in der Ausschreibung sonst noch geregelt sein sollte

• Zeitfenster: Wann darf gereinigt werden? Vor Dienstbeginn, nach Dienstschluss oder im laufenden Betrieb? Das beeinflusst die Kalkulation deutlich, weil außerhalb der Regelarbeitszeit Zuschläge anfallen.
• Verbrauchsmaterial: Wer stellt Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Abfallbeutel? Wird nach Verbrauch abgerechnet oder pauschal?
• Reinigungsmittel und Geräte: Werden sie vom Dienstleister gestellt? Gibt es Vorgaben zu Nachhaltigkeit oder Zertifizierungen?
• Räumlichkeiten vor Ort: Steht ein Putzraum mit Ausgussbecken und Stromanschluss zur Verfügung? Fehlt er, muss der Aufwand anders abgebildet werden.
• Ansprechpartner und Reaktionszeiten: Wer ist Objektleitung, wie schnell wird auf Meldungen reagiert, wie ist die Vertretung bei Krankheit und Urlaub geregelt?
• Qualitätssicherung: Wie oft finden gemeinsame Objektbegehungen statt, wie werden Mängel gemeldet und in welcher Frist behoben?
• Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen: Laufzeit, Verlängerung, ordentliche Kündigungsfrist und Regelungen zur Preisanpassung.

Der Ablauf einer Ausschreibung

Für ein mittelgroßes Objekt sollten Sie von der Vorbereitung bis zum Vertragsbeginn etwa drei bis vier Monate einplanen. Der Ablauf gliedert sich üblicherweise in fünf Phasen:

• Bestandsaufnahme: Grundrisse und Flächenangaben zusammentragen, Raumbuch erstellen oder aktualisieren, aktuelle Leistungen und Schwachstellen erfassen. Was am bisherigen Dienstleister gestört hat, gehört als Anforderung ins neue Leistungsverzeichnis.
• Leistungsverzeichnis erstellen: Raumgruppen bilden, Tätigkeiten und Frequenzen festlegen, Sonderleistungen als eigene Positionen ausweisen, Qualitätskriterien definieren.
• Anbieterauswahl und Versand: Drei bis fünf Anbieter sind eine sinnvolle Größenordnung. Mehr erzeugt Aufwand, ohne den Vergleich zu verbessern. Setzen Sie eine realistische Angebotsfrist von mindestens zwei bis drei Wochen.
• Objektbegehung: Am besten als gemeinsamer Termin für alle Anbieter. Fragen und Antworten sollten dokumentiert und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden, damit alle auf derselben Grundlage kalkulieren.
• Auswertung und Vergabe: Angebote auf die einheitliche Bezugsgröße umrechnen, Plausibilität prüfen, Rückfragen stellen und die Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren.

Kalkulieren Sie zwischen Vergabe und Vertragsbeginn zusätzlich vier bis sechs Wochen ein. Ein Dienstleister muss Personal einplanen oder einstellen, und ein überstürzter Start ist eine der häufigsten Ursachen für Probleme in den ersten Wochen.

Der Wechsel des Dienstleisters

Wenn ein bestehender Vertrag abgelöst wird, entscheidet die Übergabe über die ersten Monate. Bewährt haben sich drei Punkte: eine gemeinsame Übergabebegehung mit dem alten und dem neuen Dienstleister, eine Bestandsaufnahme des Objektzustands zum Stichtag und eine klar geregelte Übernahme von Schlüsseln, Zugangsberechtigungen und Putzraum.

Halten Sie den Zustand der Beläge zu Beginn schriftlich fest. Andernfalls lässt sich später kaum unterscheiden, welche Schäden bereits vorhanden waren und welche im laufenden Betrieb entstanden sind.

Angebote vergleichen: Worauf Sie achten sollten

Liegen die Angebote vor, hilft eine einheitliche Bezugsgröße. Rechnen Sie alle auf den Preis pro Quadratmeter und Monat für die Unterhaltsreinigung um und stellen Sie Sonderleistungen getrennt daneben.

Anschließend lohnt der Blick auf die Plausibilität:

• Angesetzte Stunden pro Monat: Lassen Sie sich diese Zahl nennen. Sie zeigt, mit welchem Aufwand der Anbieter tatsächlich rechnet, und macht Angebote vergleichbar, die unterschiedliche Preismodelle verwenden.
• Richtleistung pro Stunde: Wie viele Quadratmeter setzt der Anbieter je Stunde an? Eine sehr hohe Richtleistung bedeutet, dass für die Fläche wenig Zeit eingeplant ist. Das schlägt im Alltag auf die Qualität durch.
• Auffällig niedriger Preis: Im Gebäudereinigerhandwerk gilt ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag. Wo ein Angebot deutlich unter dem Marktniveau liegt, ist die Kalkulation entweder zu knapp bemessen oder es wird mit Nachunternehmern gearbeitet. Beides führt häufig zu hoher Personalfluktuation und schwankender Qualität.
• Vollständigkeit: Sind Glas-, Grund- und Sonderreinigung enthalten oder werden sie später zusätzlich berechnet?
• Referenzen und Qualifikationen: Bei sensiblen Objekten wie Praxen, Pflegeeinrichtungen oder Lebensmittelbetrieben sollten einschlägige Nachweise vorliegen.

Ein günstiges Angebot ist nicht automatisch ein schlechtes. Problematisch wird es, wenn der Preis nicht zur ausgeschriebenen Leistung passt – dann folgen entweder Nachträge oder Qualitätsmängel.

Die häufigsten Fehler in Ausschreibungen

• Kein Raumbuch: Ohne Flächen und Bodenbeläge kalkuliert jeder Anbieter auf Basis eigener Annahmen.
• Fehlende Frequenzen: „Regelmäßig” ist keine Frequenzangabe.
• Veraltete Flächenangaben: Umbauten und Umnutzungen werden nicht nachgeführt, sodass die Kalkulation von Anfang an nicht passt.
• Alles in einer Position: Unterhalts-, Glas- und Grundreinigung in einer Pauschale machen den Vergleich unmöglich.
• Keine Qualitätskriterien: Ohne definierten Sollzustand fehlt später die Grundlage für eine Mängelrüge.
• Zu kurze Angebotsfrist: Ein Anbieter, der das Objekt nicht besichtigen konnte, kalkuliert mit Sicherheitsaufschlägen oder zu knapp.

Planen Sie deshalb eine gemeinsame Objektbegehung fest ein. Sie kostet einen Vormittag und verhindert die meisten der genannten Probleme.

Häufige Fragen zur Ausschreibung von Reinigungsleistungen

Was gehört in ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung?

Objektdaten, ein Raumbuch mit Flächen und Bodenbelägen, die Tätigkeiten je Raumgruppe mit Frequenzen, Regelungen zu Zeitfenstern, Verbrauchsmaterial und Geräten sowie Angaben zu Qualitätssicherung, Ansprechpartnern und Vertragsbedingungen.

Wie mache ich Angebote vergleichbar?

Indem Sie eine einheitliche Bezugsgröße vorgeben – üblicherweise den Preis pro Quadratmeter und Monat für die Unterhaltsreinigung – und Sonderleistungen als eigene Positionen ausweisen lassen. Lassen Sie sich zusätzlich die kalkulierten Monatsstunden nennen.

Was sagt der Stundenverrechnungssatz aus?

Für sich genommen wenig. Er enthält neben dem Tariflohn auch Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten, Material, Verwaltung und Wagnis. Aussagekräftig wird er erst zusammen mit der Anzahl der angesetzten Stunden.

Wie oft sollte das Leistungsverzeichnis aktualisiert werden?

Bei jeder baulichen Veränderung oder Umnutzung, spätestens jedoch zum Ende der Vertragslaufzeit vor einer erneuten Ausschreibung.

Brauche ich für die Ausschreibung eine Objektbegehung?

Sie ist dringend zu empfehlen. Zustand der Beläge, Zugangswege, verfügbare Putzräume und Verschmutzungsgrad lassen sich aus Unterlagen allein nicht beurteilen und beeinflussen die Kalkulation erheblich.

Ein gutes Leistungsverzeichnis zahlt sich zweimal aus

Der Aufwand für ein sauberes Raumbuch und klare Frequenzen fällt einmal an. Danach erhalten Sie Angebote, die tatsächlich dasselbe beschreiben, und Sie haben für die gesamte Vertragslaufzeit eine Grundlage, an der sich Qualität messen lässt. Der häufigste Grund für Ärger mit Reinigungsdienstleistern ist nicht mangelnde Leistung, sondern eine unklare Leistungsbeschreibung.

Sie bereiten eine Ausschreibung vor und möchten Ihr Leistungsverzeichnis gegenprüfen lassen? Sprechen Sie uns an. Wir besichtigen das Objekt und erstellen Ihnen ein Angebot mit nachvollziehbaren Positionen: +49 461 – 480 658 46